Jak zabezpieczyć ważne dokumenty w naszej firmie?

W firmach i przedsiębiorstwach przechowuje się zazwyczaj mnóstwo ważnych dokumentów, które zawierają np. dane osobowe pracowników, klientów bądź kontrahentów. Mowa tutaj choćby o umowach, aktach notarialnych, fakturach sprzedażowych, polisach, obligacjach, dowodach zapłaty, wyciągach z kont bankowych, raportach czy potwierdzeniach przelewu. Wymagają one zawsze odpowiedniego zabezpieczenia przed zniszczeniem fizycznym, a także dostaniem się w ręce niepowołanych osób. Optymalną konstrukcją przeznaczoną do trzymania takich papierów jest porządny sejf.

Zwykły regał z pewnością nie wystarczy

Każdy właściciel firmy musi mieć pewność, że dokumenty z wrażliwymi danymi są w jego organizacji skutecznie chronione. Najlepiej nadaje się do tego celu wspomniany we wstępie sejf, gdyż zabezpieczy papiery nie tylko przed kradzieżą, ale również ewentualnym pożarem, zalaniem, zbutwieniem oraz przypadkowym rozerwaniem. Najpierw należy włożyć je w koszulki i segregatory, a dopiero później umieścić całość we wnętrzu mebla. Przy okazji warto wykonać kopie i przechowywać je w zupełnie innym miejscu, dla zwiększenia poziomu ochrony cennych informacji. Godne polecenia są w szczególności sejfy wyposażone w innowacyjny zamek szyfrowy. Przede wszystkim z powodu nieskomplikowanej obsługi i możliwości ekspresowej modyfikacji kodu w razie potrzeby. W mniejszych przedsiębiorstwach wyjątkowo dobrze sprawdzają się natomiast klasyczne modele zamykane na klucz. Niezależnie od rodzaju posiadanej konstrukcji, jej eksploatacja wiąże się z koniecznością regularnej konserwacji, bo ogranicza to do minimum ryzyko awarii głównego mechanizmu. W zakresie przeprowadzania przeglądów technicznych wszelkiego rodzaju sejfów specjalizuje się m.in. ta firma z Warszawy, którą znajdziemy pod adresem http://www.sejf.net.pl. Drugim meblem idealnie nadającym się do przechowywania dokumentów firmowych jest szafa pancerna na klucz wykonana z wytrzymałego metalu (klasy A bądź B). Dodatkowo istotne papiery można z powodzeniem gromadzić w wersji cyfrowej na dyskach zewnętrznych SDD i w macierzach RAID.