Festiwal muzyczny to przede wszystkim dobra zabawa dla przybyłych na niego gości i osób zainteresowanych. Podczas, gdy po jednej stronie – festiwalowiczów – pozostaje śmiech i zabawa, po drugiej – organizatora – cały ambaras związany z odpowiednim przygotowaniem imprezy. Organizacja przebiega wieloetapowo i obejmuje szerokie grono zainteresowanych. Tym większe, im większy jest sam festiwal.
Ogłoszenie wykonawców oraz wydarzeń towarzyszących, a wcześniej negocjacje kontraktów oraz ustalanie stawek to właśnie jeden z etapów, na którym najbardziej zależy zainteresowanym festiwalem. Później odbywa się szereg innych, równie istotnych spotkań oraz negocjacji nastawionych na zapewnienie poprawnego przebiegu zdarzenia oraz bezpieczeństwa zgromadzonych osób.
Przede wszystkim, jak wielkim przedsięwzięciem jest organizacja festiwalu i jak wiele osób jest w niego zaangażowanych. Organizator musi pamiętać o odpowiednim zabezpieczeniu imprezy, przez co należy rozumieć zatrudnienie ochroniarzy, umówienie ekip ratunkowych. Zalicza się do tego także odpowiednie przygotowanie obszaru festiwalu, do czego sprawdza się przenośne ogrodzenie, wyznaczające granice zabawy.
Organizator musi również zadbać o zbudowanie sceny oraz odpowiednie jej nagłośnienie oraz kolejne barierki, odgradzające scenę od publiczności.
Wynajem toalet to kolejna sprawa leżąca po stronie organizatora tak jak przygotowanie bramek wejściowych i wyjściowych jeśli impreza jest biletowana.
